Compliance i audyt żyją dowodami, a dowód ważnej decyzji zwykle trzeba rekonstruować z
maili, kalendarzy i pamięci ludzi. Partsys tworzy kompletny ślad audytowy w trakcie normalnej pracy
zarządu, zgodny z KSH i gotowy w każdej chwili.
Czym jest ślad audytowy decyzji i dlaczego go brakuje?
Ślad audytowy to kompletny zapis tego, kto, kiedy i jak podjął decyzję, wraz z potwierdzeniem, że
była ważna. W większości spółek taki ślad nie istnieje w jednym miejscu. Dowód, że była uchwała,
quorum i prawidłowe głosowanie, trzeba składać po fakcie z rozproszonych źródeł. Kontrola nie
uprzedza, a rekonstrukcja decyzji po czasie to ryzyko i stracone godziny.
Dlaczego zgodność doklejana po fakcie jest ryzykowna?
Gdy dokumentacja powstaje dopiero pod kontrolę albo audyt, zawsze jest ryzyko luk, niespójności i
dat, które się nie zgadzają. Zgodność z KSH powinna być wpisana w proces podejmowania decyzji, a
nie odtwarzana wstecz. Inaczej compliance jest tak mocne jak pamięć najbardziej zajętej osoby w
zespole.
Jak Partsys tworzy kompletny ślad audytowy?
Partsys zapisuje, kto, kiedy i jak zagłosował, weryfikuje quorum i generuje protokół zgodny z KSH.
Zapis jest trwały i powstaje sam, w trakcie zwykłego zebrania. Dowód jest gotowy do okazania, zanim
ktokolwiek o niego poprosi.
- Kompletny ślad audytowy bez ręcznej roboty.
- Gotowość na kontrolę, zanim ktokolwiek zapyta.
- Zgodność z KSH wpisana w proces, nie doklejana po fakcie.
- Koniec rekonstruowania decyzji z maili.
Pytania i odpowiedzi Partsys:
Ślad powstaje w trakcie zebrania i głosowania jako trwały zapis, co jest sednem jego wartości
dowodowej przy audycie i kontroli.
Tak. Partsys weryfikuje quorum i warunki ważności, więc nie polegasz na tym, że ktoś o tym pamiętał.
Tak. Protokół i uchwała generują się w PDF zgodnie z KSH, gotowe do archiwum i przedstawienia.
