Większość zarządów małych i średnich spółek nie ma jednego miejsca na decyzje, uchwały i protokoły.
Efektem jest chaos, ryzyko przy kontroli i spory o to, kto co ustalił. Rozwiązaniem
jest system, w którym zebranie, głosowanie, quorum i protokół powstają w jednym procesie, zgodnie z KSH.
Na czym polega problem z decyzjami zarządu?
Zarząd codziennie podejmuje decyzje warte realne pieniądze. Ustalenie zapada, wszyscy idą dalej, a
zapis tej decyzji ląduje w mailu, w czyichś notatkach albo wyłącznie w pamięci jednej osoby. Po roku
nikt nie potrafi odtworzyć, kto i dlaczego coś przegłosował. Protokoły, o ile w ogóle powstają, pisane
są ręcznie, często długo po zebraniu.
To nie jest problem wielkości firmy, tylko braku procesu. Spółka warta miliony potrafi nie mieć dostępu
do własnej pamięci decyzyjnej i nawet nie zdawać sobie z tego sprawy.
Ile realnie kosztuje brak dokumentacji decyzji?
Konsekwencje pojawiają się zawsze w najgorszym momencie. Spór między wspólnikami bez jednego
źródła prawdy zamienia się w słowo przeciw słowu. Kontrola nie uprzedza, a Ty rekonstruujesz
uchwały z maili po nocach. Wchodzi inwestor albo nowy członek zarządu i pyta o historię decyzji,
której nikt nie zebrał. Do tego dochodzi osobista odpowiedzialność członków zarządu, która przy
braku dokumentacji staje się realnym ryzykiem.
Jak Partsys porządkuje decyzje zarządu?
Partsys to pamięć instytucjonalna spółki. Całe zebranie prowadzisz w jednym miejscu: agenda,
dyskusja, głosowanie jawne lub tajne, a system automatycznie weryfikuje quorum i potwierdza
ważność decyzji. Uchwała i protokół generują się same, zgodnie z KSH, i są gotowe, zanim
ktokolwiek wstanie od stołu.
- Nic nie ginie: kto, co, kiedy i na jakich warunkach ustalił, zawsze pod ręką.
- Zgodność bez główkowania: quorum, głosowanie, uchwała i protokół zgodnie z prawem.
- Gotowość na kontrolę: dokumenty są, zanim ktokolwiek zapyta.
- Koniec sporów o to, kto tak ustalił: jedno źródło prawdy dla wszystkich wspólników.
Pytania i odpowiedzi Partsys:
Tak. System prowadzi zebranie, głosowanie i weryfikację quorum zgodnie z wymogami Kodeksu
spółek handlowych, a protokół i uchwałę generuje w formie gotowej do archiwum i okazania.
Nie. Partsys jest zbudowany dla małych i średnich spółek kapitałowych, które są za duże na notatki w
Notion, a za małe na drogie systemy korporacyjne.
W kilka minut. Każda decyzja ma datę, kontekst i wynik głosowania, więc odszukanie uchwały sprzed
lat zajmuje chwilę, nie dzień.
